Säkerhet och dataskydd
Vi lägger stor vikt vid säkerhet och sekretess. Här är hur uppgifterna skyddas, vem som ansvarar för vad och vad som regleras i avtalet.
Sex saker att veta.
- Ingen inloggning för personenChatten kräver varken konto eller namn.
- Personen styr delningenInget delas förrän personen har godkänt det. Hela samtalet bara om personen väljer det.
- Krypterat i databasenMeddelanden, sammanfattningar, kontaktuppgifter och anteckningar. Nyckeln förvaras skild från databasen.
- Gallras automatisktChattar, ärenden och anteckningar raderas efter en inställbar tid, som standard 30 dagar.
- Behörighet och loggMedarbetare loggar in och ser bara sin verksamhet. Inloggningar och öppnade ärenden loggas.
- AI med en avgränsad rollMärkt som AI, gör ingen riskbedömning och hänvisar till 112 vid akut fara.
Vem ser vad, och hur länge?
Chatt
- Vad
- Det personen skriver.
- Vem ser det
- Ingen medarbetare medan samtalet pågår.
- Hur länge
- Gallras automatiskt, som standard efter 30 dagar.
Sammanfattning
- Vad
- AI:ns förslag, som personen läser, rättar och godkänner.
- Vem ser det
- Personen själv.
- Hur länge
- Som chatten.
Delning
- Vad
- Det personen har godkänt att dela.
- Vem ser det
- Inloggade medarbetare i er verksamhet.
- Hur länge
- Som chatten, om ni inte dokumenterar uppgifterna enligt era rutiner.
Ärende
- Vad
- Status och interna anteckningar.
- Vem ser det
- Inloggade medarbetare i er verksamhet.
- Hur länge
- Gallras med ärendet.
Statistik och gallring
- Vad
- Sammanställda antal, utan samtalens innehåll.
- Vem ser det
- Behöriga i er verksamhet.
- Hur länge
- Inga personuppgifter sparas längre för statistikens skull.
Hela tabellen
| Steg | Vilka uppgifter | Vem ser dem | Hur länge |
|---|---|---|---|
| Chatten | Det personen skriver. Tekniska uppgifter som IP-adress kan registreras i säkerhetsloggen. | Ingen medarbetare medan samtalet pågår. Texten behandlas av AI-modellen för att den ska kunna svara. | Gallras automatiskt, som standard efter 30 dagar. |
| Sammanfattning | AI:ns förslag, som personen läser, rättar och godkänner. | Personen själv. | Som chatten. |
| Delning | Den godkända sammanfattningen. Hela samtalet bara om personen väljer det. Namn och telefon eller e-post bara om personen vill bli kontaktad. | Inloggade medarbetare i er verksamhet. | Som chatten, om ni inte dokumenterar uppgifterna enligt era rutiner. |
| Ärende | Status och interna anteckningar. | Inloggade medarbetare i er verksamhet. | Gallras med ärendet. |
| Statistik | Sammanställda antal, utan samtalens innehåll. | Behöriga i er verksamhet. | Inga personuppgifter sparas längre för statistikens skull. |
Vem ansvarar för vad?
Ni äger uppgifterna. Vi behandlar dem åt er.
Er verksamhet
Är personuppgiftsansvarig.
- Bestämmer ändamål, rättslig grund och lagringstid.
- Informerar dem som använder chatten.
- Gör konsekvensbedömningen (DPIA) innan användning.
- Hanterar det ni tar emot enligt era rutiner för sekretess och dokumentation.
Vi
Är personuppgiftsbiträde.
- Tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med er.
- Behandlar uppgifterna enligt era instruktioner.
- Tar fram underlag till er konsekvensbedömning.
- Har rutiner för incidenter, som skrivs in i avtalet.
Vad gör AI:n, och vad gör den inte?
AI:n hjälper till. Människor ansvarar.
- Chatten talar alltid om att det är en AI.
- Sammanfattningen är ett urval. Därför rättar och godkänner personen den.
- Varken chatten eller sammanfattningen gör någon riskbedömning.
- AI:n fattar inga beslut om personer.
- Chatten är instruerad att hänvisa till 112 vid akut fara. Den är ingen larmtjänst.
- AI-modell, var den körs och villkoren, även om träning på data, redovisas i avtalet.
Hur är tjänsten byggd?
Byggt för att köras i er miljö.
Krypterad trafik
Er egen IT-miljö, annars drift i Sverige
Krypterad trafik
Det här regleras i avtalet
- Driftmiljö och var uppgifterna lagras. Inriktningen är er egen IT-miljö, annars drift i Sverige.
- AI-modell och underbiträden, med deras villkor.
- Inloggningssätt, till exempel tvåfaktor, SSO eller e-legitimation.
- Drifttid, support, säkerhetskopior och återställning.
- Lagringstider, även för säkerhetsloggen.
- Export och radering när avtalet upphör.
Vanliga frågor
Hittar ni inte svaret? Hör av er.
Vem är personuppgiftsansvarig?
Er verksamhet. Vi är personuppgiftsbiträde och tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med er innan tjänsten används med verkliga uppgifter.
Behandlas känsliga personuppgifter?
Ja, det kan förekomma. Den som chattar kan skriva om hälsa, relationer, våld och hedersförtryck. Därför skyddas innehållet med kryptering, automatisk gallring och personens egna delningsval, och en konsekvensbedömning görs innan användning.
Används uppgifterna för att träna AI?
Villkoren för AI-modellen, även om träning på data, går vi igenom och skriver in i avtalet innan tjänsten används med verkliga uppgifter. Inriktningen är att AI-modellen körs i er egen IT-miljö eller hos en AI-tjänst i Sverige.
Var lagras uppgifterna?
Inriktningen är att tjänsten, databasen och AI-modellen körs i er egen IT-miljö. Alternativet är drift i Sverige, med svensk hosting och en AI-tjänst som körs i Sverige. Var uppgifterna lagras skrivs in i avtalet.
Hur förhåller sig tjänsten till sekretess och dokumentation?
Det personen delar med er kan bli allmänna handlingar och omfattas då av den sekretess eller tystnadsplikt som gäller i er verksamhet, till exempel socialtjänstsekretessen. Gallringen i OMTNK ställs in efter er dokumenthanteringsplan. Det som ska dokumenteras förs in i ert verksamhetssystem enligt era rutiner.
Vem tar emot det personen delar?
Den verksamhet som chatten hör till. Medarbetare ser bara sin egen verksamhets ärenden. Sprids länken via till exempel en skola hamnar det som delas ändå hos den verksamhet som chatten hör till.
Vad gäller om det handlar om ett barn?
Tyder det som delas på att ett barn far illa gäller er anmälningsskyldighet och era rutiner som vanligt, även när personen har delat anonymt. Personen bestämmer vad som delas, men inte vad ni gör med det ni har fått veta.
Kan en person få ut eller radera sina uppgifter?
Ja. Med sin kod kan personen radera ärendet och chatten. Tjänsten har också funktioner för att exportera och radera uppgifter på begäran. Hur förfrågningar tas emot bestäms i er rutin.
Hur hanteras personuppgiftsincidenter?
Rutiner för incidenter och för hur ni underrättas skrivs in i personuppgiftsbiträdesavtalet.
Vad gäller enligt AI-förordningen?
Chatten talar alltid om att det är en AI, och den fattar inga beslut om personer. Hur tjänsten bedöms enligt AI-förordningen ingår i underlaget till er konsekvensbedömning.
Ger ärendekoden tillgång till hela chatten?
Nej. Med koden kan personen följa ärendets status och radera det som har delats. Arbetsvyn kräver inloggning, och hela samtalet visas bara om personen har valt att dela det.
Raderas chatten när personen stänger fönstret?
Att stänga ett fönster är inte samma sak som att radera lagrade uppgifter. OMTNK gallrar chattar och ärenden automatiskt efter en bestämd tid, och hur länge uppgifterna sparas ska framgå av informationen i er tjänst.
Är chatten anonym?
Anonym betyder här att ingen kräver att personen talar om vem hen är. Chatten behöver varken namn eller inloggning, och ni får bara det personen väljer att dela. Det som skrivs kan ändå avslöja vem personen är, och tekniska uppgifter som IP-adress kan registreras i säkerhetsloggen. Därför hanteras samtalen som personuppgifter och skyddas därefter.
Börja med en avgränsad pilot.
- Berätta om er vardagVilka möter ni och vad vill ni underlätta?
- Se tjänstenVi går igenom underlag, drift och ansvar.
- Starta en pilotAvgränsad i tid och omfattning, med ert eget underlag.